Il contesto economico in cui operano le imprese si fa sempre più competitivo, le relazioni che queste intessono con gli stakeholders di diverso livello sono sempre più complesse e un imprenditore è chiamato a tenere sotto controllo numerosi fattori della sua attività per fari sì che funzioni in maniera sempre più efficiente.
Quando lo scenario diventa così articolato è fondamentale impostare un modello organizzativo più semplificato possibile, che renda fluidi i processi, automatizzando i diversi passaggi lì dove possibile.
Un ottimo assist può giungere, in questo senso, dal software gestionale aziendale, un programma informatico che viene allestito appositamente per rispondere a questa crescente richiesta di automazione nello scambio di informazioni, nei flussi di lavoro e nei processi.
Per poter gestire l’azienda in maniera efficiente e ottimizzare così risorse e processi è importante che ogni impresa si doti di quello che possibilmente è il miglior programma di gestione aziendale, compatibile con lo specifico modello di business e le proprie esigenze organizzative.
Ma quali caratteristiche deve avere un software gestionale aziendale, per essere considerato il più adatto?
Va detto, innanzitutto, che il gestionale d’azienda copre diversi comparti di attività interna, per cui sono previsti altrettanti specifici software. In particolare, questi riguardano il magazzino, la produzione, la contabilità, l’analisi finanziaria, il budgeting.
Per quanto questi programmi siano chiamati a svolgere le medesime funzioni trasversalmente, rispetto ai più disparati settori produttivi, in realtà ogni azienda ha esigenze diverse. Pertanto, per individuare il miglior programma di gestione aziendale, è opportuno partire innanzitutto da un’analisi organizzativa dell’azienda, dei suoi processi operativi e delle priorità da soddisfare.
Quali funzioni svolge un software di gestione?
Fermo restando quanto appena sottolineato relativamente all’importanza di partire dalle esigenze della singola azienda, in linea di massima un programma gestionale deve garantire l’espletamento di alcune principali funzioni, che afferiscono alle macroaree di attività, viste poc’anzi.
In particolare, un software gestionale aziendale deve poter assolvere all’automazione della produzione, alla gestione dei processi produttivi che spaziano dalla pianificazione dei fabbisogni materiali fino alla schedulazione dell’intero ciclo produttivo.
In più deve garantire le funzioni di gestione contabile, finanziaria e amministrativa, il ciclo attivo del processo di fatturazione rivolto ai clienti e la gestione degli ordini e delle offerte sempre rivolte ai clienti.
Ma deve seguire anche il magazzino, dividendosi tra depositi e inventari e, non meno importante, il ciclo passivo dei rapporti economici tra azienda e fornitori. Quindi, anche in questo caso, ricezione e pagamento di fatture, ricezione della merce e le offerte ricevute dai diversi fornitori.
Controllo di gestione e workflow documentale
Accanto a queste che sono le funzioni base dei più diffusi software gestionali aziendali, è opportuno prevedere anche un programma che segua il controllo di gestione aziendale. Questa funzione è molto importante per una corretta pianificazione strategica dell’attività e per riuscire a mantenere il controllo sulle performance aziendali.
Alcune attività svolte da un software di questo tipo possono essere l’elaborazione di Report, Statistiche e Analisi, che forniscano un prospetto chiaro all’imprenditore sui dati di vendita, i costi, gli acquisti, in modo da avere contezza, ad esempio, dei livelli di marginalità e apportare i dovuti correttivi.
Ma ve ne sono anche di funzionali alla gestione dei dati di bilancio e dichiarazione dei redditi o dei contratti e delle manutenzioni programmate.
Infine, anche un software di gestione dei flussi di lavoro attraverso la condivisione di documenti all’interno, in base alla tipologia di attività da svolgere, può tornare utile all’ottimizzazione dell’organizzazione aziendale.
